Um empreiteiro de serviço de pás conclui uma campanha de inspeção de seis semanas em 45 turbinas para um dos maiores OEMs da Europa. O trabalho no terreno está feito. Os técnicos já avançaram para o próximo projeto. Mas a campanha está longe de estar encerrada.
De volta ao escritório, o gestor de projeto está agora perante um tipo diferente de trabalho: reunir os entregáveis finais. As folhas de horas têm de ser reconciliadas com a ordem de trabalho. Os resultados da inspeção têm de ser compilados no formato de relatório preferido do OEM. As fotografias têm de ser correspondidas aos identificadores de turbina e pá. A documentação de segurança tem de ser consolidada. Os dados do Relatório Diário de Serviço (RDS) têm de ser cruzados com o que foi efetivamente submetido do terreno.
Esta fase de relatórios pós-campanha demora habitualmente duas a quatro semanas. Por vezes mais. E acontece em cada campanha.
Para Onde Vai Realmente o Tempo
O problema não é que os empreiteiros não tenham dados. A maioria das campanhas gera volumes enormes: folhas de horas, registos de inspeção, fotografias, verificações de segurança, conclusões de tarefas. O problema é que estes dados chegam à fase de relatórios em fragmentos, dispersos por diferentes ferramentas, formatos e pessoas.
Montagem Manual de Dados
Numa campanha típica, os dados das folhas de horas estão num sistema (ou numa folha de cálculo), os resultados da inspeção noutro, as fotografias nos telefones dos técnicos ou numa drive partilhada, e os registos de segurança num terceiro local. O primeiro trabalho do gestor de projeto é reunir tudo num só lugar. Isto não é análise. É montagem de dados, e é a maior perda de tempo nos relatórios de empreiteiros.
Já vimos gestores de projeto gastarem o equivalente a três a cinco dias de trabalho completos por campanha apenas a reconciliar dados de diferentes fontes antes de conseguirem começar a escrever o relatório propriamente dito. Numa empresa que realiza 15 a 20 campanhas por ano, isso representa 60 a 100 dias de tempo de pessoal sénior consumidos por uma atividade que não acrescenta qualquer valor ao cliente.
Tradução de Formatos
Cada OEM tem os seus próprios requisitos de relatório. A Vestas quer dados num formato. A Siemens Gamesa noutro. A Nordex tem campos específicos do ServiceNow que têm de ser preenchidos. A GE Vernova tem o seu próprio modelo. As estruturas de dados internas do empreiteiro raramente se mapeiam diretamente para nenhum destes, o que significa que alguém está a traduzir manualmente dados de uma forma para outra, campanha após campanha.
Este não é um custo de configuração único. Os requisitos de relatório dos OEM evoluem. Os modelos mudam entre períodos de contrato. São adicionados novos campos. A equipa do empreiteiro tem de absorver estas mudanças cada vez que ocorrem, e o trabalho de tradução recomeça.
Gestão de Fotografias e Evidências
Uma única campanha de inspeção de pás pode gerar milhares de fotografias. Cada uma tem de ser associada a uma turbina, pá, secção e resultado de inspeção específicos. Quando as fotografias são capturadas em dispositivos pessoais e carregadas depois dos factos, o rasto de metadados quebra-se. Os timestamps divergem. Os nomes dos ficheiros são inconsistentes. Alguém tem de se sentar e ordenar, renomear e anexar manualmente as fotografias aos registos corretos. Em campanhas offshore em que uma única mobilização cobre 60 ou mais turbinas, só isto pode demorar dias.
Controlo de Versões e Aprovações
Os relatórios passam por múltiplos ciclos de revisão. O gestor de projeto escreve o primeiro rascunho. Um responsável técnico verifica os resultados da inspeção. Um gestor comercial revê os dados das folhas de horas face ao contrato. Cada revisor trabalha numa versão diferente, frequentemente por email. Quando o relatório final chega ao OEM, a equipa passou mais tempo a gerir o documento do que a escrevê-lo.
O trabalho de campo demora seis semanas. Os relatórios demoram quatro. Esta proporção diz tudo sobre onde está a verdadeira ineficiência.
Os Custos a Jusante
Os relatórios lentos não são apenas um problema de eficiência interna. Desencadeiam uma cadeia de consequências que afetam a posição comercial do empreiteiro e o planeamento operacional do OEM.
Faturação Atrasada
A maioria dos contratos associa os marcos de pagamento à aceitação dos entregáveis. Se o relatório final da campanha não for submetido até três semanas após a desmobilização, a fatura não chega até à quarta ou quinta semana. O OEM tem depois o seu próprio ciclo de aprovação. Uma campanha concluída em março pode não ser faturada até maio, com o pagamento a chegar em junho ou julho. Para empreiteiros que gerem múltiplas campanhas em simultâneo, este atraso agrava-se num sério problema de fluxo de caixa.
Exposição a Litígios
Quanto maior o intervalo entre o trabalho no terreno e o relatório final, mais difícil é resolver discrepâncias. Um técnico que esteve no local há seis semanas pode não se lembrar porque uma turbina específica foi sinalizada para re-inspeção, ou porque o tempo de espera foi registado numa data específica. Quando o OEM questiona uma linha, o empreiteiro está a reconstruir eventos a partir da memória, não de registos. É assim que pequenas discrepâncias se tornam litígios, e os litígios se tornam fricção comercial.
Capacidade Reduzida para Novos Trabalhos
Cada dia que um gestor de projeto passa a montar relatórios é um dia que não passa a planear a próxima campanha, a gerir equipas de campo ativas ou a responder a novos pedidos de proposta. O custo oculto dos relatórios fragmentados não é apenas o tempo em si. É o custo de oportunidade do que esse tempo poderia ter sido utilizado para fazer.
Como São os Bons Relatórios
Os empreiteiros que resolveram este problema partilham uma abordagem comum: capturam dados estruturados no ponto de trabalho, não depois dele. O relatório não é algo que se constrói no final de uma campanha. Ele vai-se montando automaticamente à medida que o trabalho avança.
Especificamente, isto significa:
- Folhas de horas submetidas diariamente do terreno, validadas pelos chefes de equipa antes de saírem do local, com confirmação GPS de localização e horas
- Dados de inspeção capturados em formulários estruturados que se mapeiam diretamente para o quadro de classificação de danos do OEM, não notas em texto livre que precisam de ser interpretadas mais tarde
- Fotografias etiquetadas no momento da captura com metadados de turbina, pá e secção, eliminando completamente o exercício de ordenação pós-campanha
- Documentação de segurança completada digitalmente no ponto de trabalho: toolbox talks, avaliações de risco e verificações WINDA capturadas no mesmo sistema que os dados operacionais
- Dados RDS gerados automaticamente a partir das tarefas concluídas no dia, não escritos de memória na manhã seguinte
Quando os dados são capturados desta forma, o relatório de final de campanha está praticamente completo antes de o último técnico sair do local. O papel do gestor de projeto passa da montagem de dados para a revisão de qualidade. A faturação segue-se dias após a desmobilização, não semanas.
O Ângulo Competitivo
Num mercado em que os OEMs estão a consolidar as suas cadeias de fornecimento de empreiteiros e a dar cada vez mais ênfase à qualidade dos dados, a velocidade e exatidão dos relatórios está a tornar-se um diferenciador. Os empreiteiros que conseguem entregar dados de campanha estruturados e auditáveis dentro de dias após a conclusão são mais fáceis de trabalhar. Criam menos sobrecarga administrativa para o OEM. Recebem mais rapidamente. E ganham trabalho repetido.
Os empreiteiros que ainda estão a montar relatórios manualmente não estão a fazer nada de errado. Estão a fazer o que o setor sempre fez. Mas a economia do O&M de energia eólica está a mudar. As turbinas estão a ficar maiores. As campanhas estão a tornar-se mais complexas. As frotas estão a crescer. O volume de dados por campanha aumenta todos os anos. A abordagem manual que funcionava para uma carteira de 200 turbinas onshore não escala para 500 ativos offshore em três países.
Este é o problema para o qual o Collabaro foi desenvolvido. Não para substituir a especialização do empreiteiro, mas para garantir que os dados que os seus técnicos capturam no terreno fluem diretamente para relatórios estruturados, formatos prontos para OEM e sistemas integrados sem as semanas de montagem manual no meio. Se a sua equipa está a gastar mais tempo em relatórios do que em turbinas, devíamos conversar.
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